COLUMN – Er zijn boeken over volgeschreven, hele websites en fora aan gewijd en verschillende sprekers verdienen er een goed belegde boterham mee: vertellen over hoe je tijd zo efficiënt mogelijk kunt indelen. En toch, laten we eerlijk zijn, de meeste managers zijn bar slecht in time management.

Sterker nog; volgens onderzoek van McKinsey spenderen we slechts 39 procent van onze tijd aan rol-specifieke taken.

Laat dat even op je inwerken: van de tien uur die je op kantoor bezig bent, besteed je minder dan vier uur aan het ‘echte werk’ waarvoor je bent ingehuurd.

Een deel van het probleem blijkt besloten te liggen in ons brein. Onze hersenen zijn bijvoorbeeld niet geprogrammeerd om te multitasken (en komen er ook steeds meer achter dat deze modegril zijn langste tijd wel heeft gehad). Dus spenderen we onnodig veel tijd aan zaken die er helemaal niet toe doen.

We luisteren eigenlijk veel te veel naar ons gevoel en dat brengt ons in de problemen met het effectief indelen van onze tijd.

Stel je eens voor wat voor een efficiency-slag we kunnen maken door onze tijd op kantoor beter in te vullen. Dat begint met onze huidige manier van werken, communiceren en organiseren eens goed tegen het licht te houden, want we zijn gewoon slecht in e-mailen en in het maken van een planning. Ja, dat is nogal een uitspraak in tijden waarin iedereen met elkaar is verbonden en we constant toegang hebben tot informatie. Ons brein kan namelijk helemaal niet omgaan met die constante stroom aan informatie.

Dat heeft acht cognitieve oorzaken.

1) Onderbrekingen

We krijgen gemiddeld 120 emails per dag en wanneer je een emailtje opent en afhandelt, kost dat gemiddeld 25 minuten van je tijd. Er komt een verzoek binnen, waardoor je raakt afgeleid. Het behandelen van het verzoek kost tijd, dan ben je vergeten waarmee je bezig was en moet je je opnieuw inlezen om weer die concentratie te kunnen herpakken.

2) Uitstelgedrag

Dit is niet alleen iets voor studenten, we doen het allemaal. We voeren liever eerst de simpele taken uit, omdat dit een goed gevoel geeft. Een voorbeeld daarvan is het afhandelen van email; het is eenvoudig, het afhandelen geeft een goed gevoel, maar daardoor blijven de moeilijke taken wel liggen.

3) Attributie

Wanneer we kijken naar de urgentie en de belangrijkheid van taken, horen taken die het allebei zijn bovenaan het prioritentenlijstje. Toch zetten we vaak taken die wel urgent en niet belangrijk zijn bovenaan, en nooit zaken die wel belangrijk zijn en niet urgent. Emails lijken bijvoorbeeld altijd urgent en dus voeren we die snel uit, maar hoe vaak is een email nu echt belangrijk te noemen? De wereld stopt niet met draaien, als je de mail wat later leest en beantwoordt.

4) We kunnen geen nee zeggen

We zeggen liever geen nee, tenzij er een hele goede reden is. Die druk leggen we onszelf op, maar daardoor bepalen andere mensen onze agenda wanneer zij iets van ons vragen.

5) We willen ingeplande tijd benutten

We handelen volgens het principe dat het werk wordt uitgesmeerd over de tijd die gepland was. Dit wordt ook wel de Wet van Parkinson genoemd. Als een vergadering ingepland staat voor een uur, duurt deze ook meestal een uur, want 'anders is het zonde van de tijd'. Vaak kunnen vergaderingen dus veel korter en efficiënter.

6) We onderschatten de benodigde tijd

We onderschatten constant hoe lang iets duurt, omdat we altijd uitgaan van de meest ideale situatie. We zien het plannen van een taak dus eigenlijk te positief in, terwijl het in werkelijkheid nooit helemaal soepel verloopt en er altijd wat tussen komt. Het is zelfs zo dat we grofweg dubbel zo lang bezig zijn, vergeleken met de tijd die we inschatten.

7) We overschatten beschikbaarheid

Als we vandaag iets willen inplannen, lukt dat niet omdat we weten dat we druk zijn met andere zaken. Dat is een heel ander verhaal voor afspraken in de toekomst: we realiseren ons vaak niet dat we het dan net zo druk zullen hebben als vandaag - en plannen daarom vaak te veel in.

8) Verschil in productiviteit per uur

Mensen zijn op verschillende tijdstippen productief, maar daar staat uit gewenning bijna niemand bij stil. De meeste mensen zijn 's ochtends het meest productief qua concentratie, maar die tijd spenderen ze vaak aan het lezen van emails of het nieuws. In de middag beginnen zij minder geconcentreerd aan hun taak, waardoor het langer duurt.

Omzeil je onderbewuste: controle over je eigen agenda

Door deze acht factoren is het eigenlijk helemaal niet zo gek dat we niet zo productief zijn als we zouden willen. Onze hersenen zijn simpelweg niet geprogrammeerd om altijd productief te zijn.

Maar dit betekent niet dat je dat niet beter kunt sturen. Het is verstandig om het onderbewustzijn te omzeilen, zodat je weer controle krijgt over je eigen agenda.

Meer controle betekent immers minder stress en dus een hogere productiviteit. Dat betekent dat we tijd kunnen besteden aan die taken waar onze hersenen écht goed in zijn, zoals het nemen van belangrijke beslissingen op basis van inzicht, want dat is waar onze hersenen het allerbeste in zijn. Af en toe je mail een tijdje uitzetten, kan al een eerste stap richting gedragsverandering zijn.

Motivatie is helaas niet voldoende om de bovenstaande acht cognitieve oorzaken tegen te gaan, het draait allemaal om het maken van een gedegen planning. Ons onderbewustzijn wordt op ieder moment uitgedaagd en geprikkeld om wat anders te doen dan onze taak, waardoor we minder efficiënt en productief worden.

Pas als we de controle nemen, kunnen we pas weer echt vrij in ons hoofd en onze agenda worden.

André Hoekzema staat aan het hoofd van de Google Cloud-organisatie in Nederland. In die rol adviseert hij bedrijven in het inzetten van technologieën zoals cloud-oplossingen, big data, machine learning en artificial intelligence. André studeerde wiskunde aan de TU Delft.